Harco est une plateforme d'entraînement oral destinée aux organisations. Les entreprises, les écoles et les organismes de formation l'utilisent pour permettre à leurs équipes de s'entraîner aux conversations qui comptent au travail face à un Character animé par l'IA, de recevoir des retours et de suivre leurs progrès. Cette politique explique comment les données personnelles sont traitées sur Harco : qui en est responsable, quelles données sont traitées et pourquoi, qui nous aide, où elles sont hébergées, combien de temps elles sont conservées et comment exercer les droits qui s'y rapportent. Elle est rédigée conformément au Règlement général sur la protection des données de l'Union européenne (RGPD) et à la Loi Informatique et Libertés.
Elle s'adresse à trois publics :
- Les organisations qui utilisent Harco et les personnes qui l'évaluent pour leur compte : administrateurs, responsables de la formation et responsables commerciaux, équipes juridiques et délégués à la protection des données. Dans cette politique, « vous » et « votre organisation » désignent l'organisation.
- Les membres invités par leur organisation à s'entraîner. Une section ci-dessous leur est spécialement consacrée.
- Les visiteurs du site qui réservent une démo, nous contactent ou s'inscrivent à notre newsletter.
En bref
- Votre organisation garde la maîtrise de ses données. Pour les espaces de travail qu'elle gère, votre organisation est responsable du traitement et HARCO est son sous-traitant, conformément aux dispositions relatives au traitement des données de nos Conditions d'utilisation (art. 28 RGPD). Les clients Enterprise peuvent également signer un accord de traitement des données (DPA) distinct.
- Les données sont hébergées dans l'Union européenne : comptes, données d'entraînement (transcriptions, scores, analyses) et nos fichiers clients.
- Aucun enregistrement audio n'est conservé par défaut. Les voix sont traitées en direct et seules les transcriptions sont conservées. Votre organisation peut choisir d'activer l'enregistrement dans son espace de travail et décide de la durée de conservation des enregistrements.
- Vos données et les conversations de vos membres ne sont jamais vendues ni utilisées pour entraîner des modèles d'IA.
- Les scores de Harco sont un retour pédagogique, et non des décisions automatisées concernant des personnes.
- Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni de suivi : il n'y a donc pas de bandeau cookies.
- La liste de nos sous-traitants ultérieurs et les informations relatives à la sécurité sont disponibles sur demande à privacy@harco.ai.
Qui sommes-nous
Harco est exploité par HARCO, société par actions simplifiée (SAS) au capital de 1 000 €, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris (RCS Paris) sous le numéro 107 388 365, dont le siège social est situé 6 rue d'Armaillé, 75017 Paris, France. SIRET : 107 388 365 00010. N° de TVA : FR74 107 388 365.
Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer un droit, écrivez à privacy@harco.ai.
Qui est responsable des données
| Situation | Responsable du traitement | Rôle de HARCO |
|---|---|---|
| Espaces de travail gérés par une organisation (entreprise, école, organisme de formation) | L'organisation | Sous-traitant, agissant sur les instructions documentées de l'organisation conformément aux dispositions relatives au traitement des données de nos Conditions d'utilisation, ou à un accord distinct pour les clients Enterprise (art. 28 RGPD) |
| Gestion de notre propre activité : comptes clients, facturation, sécurité, assistance et statistiques de service | HARCO | Responsable du traitement |
| Notre site, les demandes de démo, les messages de contact et la newsletter | HARCO | Responsable du traitement |
En tant que sous-traitant, HARCO traite les données de l'espace de travail uniquement pour fournir le service et uniquement sur les instructions de votre organisation. Nous veillons à ce que toute personne ayant accès aux données soit soumise à une obligation de confidentialité, appliquons des mesures de sécurité appropriées, ne faisons appel à des sous-traitants ultérieurs que sous des obligations équivalentes, aidons votre organisation à répondre aux demandes des personnes concernées et à réaliser des analyses d'impact lorsque cela est nécessaire, et supprimons ou restituons les données à la fin du contrat. Nos Conditions d'utilisation détaillent ces engagements, et les clients Enterprise peuvent également signer un accord de traitement des données (DPA) distinct.
Ce que votre organisation contrôle
Les administrateurs de l'espace de travail décident :
- Qui a accès : ils invitent les membres, les répartissent en équipes et peuvent les retirer à tout moment.
- Ce qui est travaillé : les moments, les objectifs, le contexte de l'entreprise, les documents et les pages web ajoutés à l'espace de travail.
- Les langues : les langues dans lesquelles les membres peuvent s'entraîner.
- Le fournisseur vocal : le fournisseur vocal d'IA qui assure les sessions de l'espace de travail, parmi ceux proposés par Harco.
- L'enregistrement audio : désactivé par défaut. Les administrateurs peuvent l'activer et en définir la finalité ainsi que la durée de conservation des enregistrements.
- Qui voit les progrès : les administrateurs et managers de l'espace de travail voient l'activité, les scores et les progrès des membres de leur espace de travail.
- Ce qu'il advient des données à la fin du contrat : les données sont restituées sur demande, puis supprimées sous 30 jours.
En tant que responsable du traitement, votre organisation doit disposer d'une base légale pour son utilisation de Harco, informer ses membres et utiliser les scores de manière loyale. Cette politique et les dispositions relatives au traitement des données de nos Conditions d'utilisation sont conçues pour vous y aider.
Pour les membres invités
Si votre employeur, votre école ou votre organisme de formation vous a invité à utiliser Harco, cette section s'adresse à vous.
- Qui décide : votre organisation décide pourquoi et comment Harco est utilisé et est responsable du traitement de vos données d'entraînement. HARCO traite ces données pour son compte.
- Ce qui est traité : vos données de compte, ce que vous dites à Harco de votre rôle, les transcriptions de vos sessions, les objectifs atteints, vos scores et vos retours. Votre voix est traitée en direct et n'est pas enregistrée, sauf si votre organisation active l'enregistrement ; vous en êtes informé avant le début d'une session enregistrée.
- Qui y a accès : les administrateurs et managers de votre espace de travail peuvent voir votre activité, vos scores et vos progrès. Le personnel de HARCO n'y accède que lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du service et à l'assistance.
- Un retour, pas des décisions : les scores et analyses sont là pour vous aider à progresser. Harco ne prend aucune décision vous concernant qui produise des effets juridiques ou vous affecte de manière similaire de façon significative.
- Ce qu'il ne faut pas partager : merci de ne pas partager pendant vos sessions de catégories particulières de données (santé, opinions politiques, religion, etc.) vous concernant ou concernant des personnes identifiables. Le Character est fictif ; dans la mesure du possible, laissez les vrais noms et les informations confidentielles en dehors de vos entraînements.
- Vos droits : adressez d'abord vos demandes à votre organisation. Vous pouvez aussi écrire à privacy@harco.ai : nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons à vous répondre.
Les données traitées
- Contenus de l'espace de travail, ajoutés par l'organisation : moments, objectifs, contexte de l'entreprise, documents, pages web et structure des équipes.
- Données de compte des membres : prénom, nom, email, entreprise, fonction, équipe, langues d'interface et d'entraînement, et mode de connexion (email ou Google).
- Données de profil des membres : ce qu'un membre dit à Harco de son rôle et des conversations qu'il souhaite travailler, par écrit ou lors du court échange d'accueil avec Harco.
- Données d'entraînement : les moments travaillés, les transcriptions des sessions, les objectifs atteints, les scores, ainsi que les retours et analyses rédigés par Harco.
- Voix : transmise en direct au fournisseur vocal d'IA qui joue le Character et transcrit ce qui est dit. Lors de certaines sessions, des signaux tirés de la voix (rythme, ton ou énergie, par exemple) servent à faire un retour sur la manière de s'exprimer. Ces signaux ne servent jamais à identifier qui que ce soit.
- Données d'usage : sessions lancées et terminées, temps d'entraînement, crédits consommés, pages et fonctionnalités utilisées. Notre équipe consulte ces données dans un outil d'administration interne pour faire fonctionner le service, assister les clients, prévenir les abus et facturer les organisations.
- Données de facturation : nom de l'organisation qui paie, adresse de facturation, numéro de TVA et historique des paiements. Les données de carte sont traitées par notre prestataire de paiement ; nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte complets.
- Demandes de démo et messages de contact : nom, email professionnel, entreprise, taille de l'entreprise, sujets à aborder et message. Si un visiteur choisit d'échanger avec Harco après avoir réservé une démo, nous conservons la transcription et un court résumé de cet échange pour notre équipe.
- Newsletter : adresse email, langue et endroit où la personne s'est inscrite.
- Données techniques : adresse IP, navigateur, type d'appareil et journaux, à des fins de sécurité et de fiabilité.
- Statistiques du site : pages vues et sites d'origine, anonymes et agrégés, sans cookies.
Pourquoi les données sont utilisées, et sur quelle base légale
En tant que sous-traitant, pour les espaces de travail des organisations. HARCO traite les contenus de l'espace de travail, les données des membres, les données d'entraînement et la voix uniquement pour fournir le service à votre organisation : faire fonctionner les sessions, envoyer les invitations et les rappels d'entraînement, produire les retours et analyses, et montrer les progrès aux administrateurs et managers. Votre organisation, en tant que responsable du traitement, détermine la base légale de ce traitement, généralement son intérêt légitime à former ses équipes ou l'exécution d'un contrat (art. 6, paragraphe 1, point f) ou b)).
En tant que responsable du traitement, pour nos propres finalités :
| Finalité | Données | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|---|
| Faire fonctionner le service : comptes clients, assistance, crédits, administration interne et statistiques de service | Données de compte et d'usage | Intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Facturation et comptabilité | Données de facturation | Exécution du contrat et obligation légale (art. 6, paragraphe 1, points b) et c)) |
| Emails relatifs au compte, tels que les liens de connexion | Données de compte | Exécution du contrat (art. 6, paragraphe 1, point b)) |
| Répondre aux demandes de démo et aux messages de contact, et préparer l'appel | Données de démo et de contact | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne et intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, points b) et f)) |
| Gérer notre relation avec nos clients et prospects | Données de compte, de démo et de contact | Intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Envoyer la newsletter | Données de newsletter | Consentement (art. 6, paragraphe 1, point a)), retirable en un clic dans chaque email |
| Assurer la sécurité et la fiabilité de Harco, prévenir la fraude | Données techniques | Intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Améliorer Harco grâce à des statistiques agrégées | Données d'usage | Intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f)) |
| Respecter la loi et répondre aux autorités | Toutes données selon les besoins | Obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c)) |
Nous ne vendons jamais de données. Nous n'utilisons jamais les conversations de vos membres pour entraîner des modèles d'IA, et nos fournisseurs d'IA ont contractuellement l'interdiction de le faire.
Enregistrements vocaux et IA
- Aucun enregistrement par défaut. Les voix sont traitées en temps réel et ne sont pas conservées sous forme de fichiers audio. Nous conservons la transcription.
- Enregistrement optionnel, décidé par l'organisation. Une organisation peut activer l'enregistrement audio dans son espace de travail, par exemple pour revoir des sessions avec un coach. Elle en décide la finalité et la durée de conservation. Les membres en sont informés avant le début d'une session enregistrée.
- Un choix de fournisseurs vocaux. Chaque organisation choisit le fournisseur vocal d'IA utilisé dans son espace de travail. Les fournisseurs disponibles peuvent évoluer ; la liste à jour est disponible sur demande.
- Aucun entraînement sur vos conversations. Les fournisseurs d'IA traitent les conversations uniquement pour faire fonctionner la session et produire les retours. Ils n'ont pas le droit de s'en servir pour entraîner leurs modèles.
- Un retour, pas des décisions. Les scores et analyses de Harco sont un retour pédagogique. Harco ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant les personnes de manière similaire de façon significative (art. 22 RGPD). Les organisations qui utilisent les scores, par exemple pour valider un parcours de formation, restent responsables de cet usage et ne doivent pas s'y fier seuls pour des décisions concernant des personnes.
Qui reçoit les données
Chez HARCO, seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service accèdent aux données. Dans un espace de travail d'organisation, les administrateurs et managers peuvent voir l'activité et les progrès des membres.
Les comptes, les données d'entraînement (transcriptions, scores, analyses) et nos fichiers clients sont hébergés dans l'Union européenne. Nos outils internes, dont notre outil d'administration et notre outil de gestion de la relation client, fonctionnent sur cette même infrastructure européenne.
Nous nous appuyons aussi sur un petit nombre de prestataires (sous-traitants ultérieurs). Chacun est lié par un accord de traitement des données et ne peut utiliser les données que pour nous fournir son service.
| Catégorie | Ce qu'il fait pour nous | Lieu de traitement |
|---|---|---|
| Hébergement et infrastructure (Lovable, sur Supabase) | Hébergement, base de données, connexion, stockage de fichiers, emails transactionnels, outils internes | Union européenne (Francfort) |
| Fournisseurs de modèles d'IA | Conversations vocales en direct, transcription, analyses et retours | Traitement en temps réel, dans l'Union européenne ou aux États-Unis selon le fournisseur. Chaque organisation peut choisir le fournisseur vocal de son espace de travail |
| Paiement (Stripe) | Paiements et factures | Union européenne, avec des transferts encadrés vers les États-Unis |
| Prise de rendez-vous (Cal.com) | Réservation des appels de démo | Union européenne |
| Emailing (Loops) | Newsletter et emails produit | États-Unis, avec des garanties appropriées |
| Statistiques du site (Umami) | Statistiques de pages sans cookies | Données anonymes uniquement |
La liste complète de nos sous-traitants ultérieurs, avec leur nom et leur localisation, est disponible sur demande à privacy@harco.ai. Nous informons nos clients organisations avant tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur, afin qu'ils puissent s'y opposer, comme le prévoient nos Conditions d'utilisation.
Nous pouvons communiquer des données lorsque la loi l'exige, ou à l'acquéreur de tout ou partie de notre activité, qui serait alors tenu par cette politique et par nos engagements en matière de traitement des données.
Transferts internationaux
Les données que nous conservons sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires, principalement certains fournisseurs de modèles d'IA et notre prestataire d'emailing, peuvent traiter des données aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD : le Data Privacy Framework UE–États-Unis lorsque le prestataire est certifié, et à défaut les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Pour obtenir une copie de ces garanties, écrivez à privacy@harco.ai.
Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Contenus de l'espace de travail et données d'entraînement (transcriptions, scores, analyses) | Pendant la durée du contrat de l'organisation. Supprimés dans les 30 jours suivant sa fin, sauf si l'organisation en demande d'abord la restitution |
| Voix | Non conservée. Si l'organisation active l'enregistrement, pendant la durée qu'elle fixe |
| Données de compte et de profil des membres | Jusqu'à la suppression du compte, puis supprimées sous 30 jours |
| Demandes de démo, messages de contact et fiches CRM | 3 ans après notre dernier contact avec la personne |
| Newsletter | Jusqu'à la désinscription de la personne |
| Données de facturation | 10 ans, conformément au Code de commerce |
| Journaux de sécurité | Jusqu'à 12 mois |
Les sauvegardes sont écrasées en continu dans les 30 jours suivant une suppression. Nous pouvons conserver des statistiques agrégées qui ne permettent plus d'identifier quiconque.
Droits des personnes concernées
En vertu du RGPD, toute personne dont les données sont traitées sur Harco peut, à tout moment :
- accéder à ses données et en obtenir une copie ;
- rectifier des données inexactes ;
- effacer ses données ;
- limiter leur traitement ;
- s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, et à tout moment à la prospection ;
- recevoir ses données dans un format réutilisable (portabilité) ;
- retirer son consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements antérieurs.
En vertu de la loi française, les personnes peuvent également définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès.
Les membres d'un espace de travail d'organisation doivent adresser leurs demandes à leur organisation, qui est responsable du traitement. S'ils nous écrivent, nous transmettons la demande à l'organisation et l'aidons à y répondre, conformément à nos Conditions d'utilisation.
Pour les données dont HARCO est responsable du traitement (site, demandes de démo, newsletter et comptes clients), écrivez à privacy@harco.ai. Nous répondons dans un délai d'un mois et pouvons demander un justificatif d'identité.
Toute personne peut également introduire une réclamation auprès de l'autorité française de protection des données : la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, France (www.cnil.fr), ou auprès de l'autorité du pays de l'Union européenne où elle vit ou travaille.
Sécurité
Les données sont chiffrées en transit (TLS) et au repos, et hébergées dans l'Union européenne. L'accès est restreint par une sécurité au niveau des lignes et des permissions par rôle, et nous appliquons en interne le principe du moindre privilège. Si une violation de données personnelles touche un espace de travail d'organisation, nous en informons l'organisation dans les meilleurs délais afin qu'elle puisse respecter ses propres obligations. Pour les données dont HARCO est responsable du traitement, nous en informons la CNIL et, lorsque c'est requis, les personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD. Le détail de nos mesures techniques et organisationnelles est disponible sur demande pour les évaluations de sécurité.
Cookies et technologies similaires
Nous n'utilisons que ce qui est strictement nécessaire au fonctionnement du site et de l'application :
- maintenir la connexion des utilisateurs (stockage dans le navigateur) ;
- mémoriser la langue et les préférences d'affichage.
Nos statistiques de site (Umami) n'utilisent aucun cookie et ne suivent personne d'un site à l'autre. Nous n'utilisons ni cookies publicitaires ni traceurs de réseaux sociaux. Comme nous n'utilisons que des éléments de stockage strictement nécessaires, aucun bandeau de consentement n'est requis. Si cela devait changer, nous demanderions d'abord le consentement.
Âge
Harco s'adresse aux organisations et à leurs membres : professionnels et étudiants de l'enseignement supérieur. Les utilisateurs doivent avoir au moins 18 ans.
Modifications de cette politique
En cas de modification importante, nous informons les clients organisations par email et les membres dans l'application au moins 14 jours avant son entrée en vigueur. La date en haut de cette page indique la dernière version.
Langue de cette politique
Cette politique est disponible en plusieurs langues. La version anglaise fait foi : si une traduction s'en écarte ou peut être interprétée différemment, la version anglaise prévaut.
Contact
HARCO SAS, 6 rue d'Armaillé, 75017 Paris, France. privacy@harco.ai. Les organisations peuvent demander la liste de nos sous-traitants ultérieurs et notre documentation de sécurité à cette même adresse. Les clients Enterprise peuvent également demander un accord de traitement des données (DPA) distinct.